Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени, если вы его точно не знаете, как это имя пишется; по начальным буквам слова; по окончанию слова и т.д.; Задавая искомый фрагмент текста, можно использовать подстановочные символы подстановочные символы
Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные" title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные"> title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные">
Поиск данных с помощью запросов Запросы осуществляют поиск данных в БД почти так же, как и фильтры. фильтрзапрос Поиск данных по записям-по полям Поиск данных в одной таблицеобъединяет данные из одной или нескольких таблиц Отображает все поля таблицытолько те, кот. нужны для поиска не сохраняется как отдельный объект можно сохранить как отдельный объект не позволяет создавать вычисляемые поля позволяет создавать вычисляемые поля Отличия
В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».
Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи» .
Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».
Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».
В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».
Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».
В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».
После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.
Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».
При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.
Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».
Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.
Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».
Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».
Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.
Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».
Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».
В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».
В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.
Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».
После завершения поиска закройте окно.
Поиск данных с помощью фильтров.
Быстрый поиск данных
Обработка данных в БД.
Программа позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Чтобы осуществить быстрый поиск данных необходимо:
1.Открыть БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Правка – Найти… Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец : необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение : выбрать пункт с любой часть поля .
Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД представляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, <, > и т. д.)
Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.
1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан
3. Ввести команду Записи – Применить фильтр. В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Запрос является производны объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.
Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».
- В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .
- На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .
- В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условие отбора : ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран : задать поля, которые будут представлены в запросе.
- Сохранить запрос под именем Запрос 1 с помощью команды Файл – Сохранить как…
- В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить Запрос 1 и щелкнуть по кнопке Открыть . В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Поиск с помощью автофильтра
Поиск с помощью формы данных
Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и . Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.
Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:
1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.
2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).
Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных
3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.
Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:
Установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия рис. 8.5);
Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию
Применение пользовательского автофильтра Условие - позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);
Использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с числами).
Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра
Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
1. Установите указатель ячейки в список данных.
2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
3. Перейдите к необходимому полю.
4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.
5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пункту 1.
Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции и, или и составлять вычисляемые критерии.
Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает использование следующей методики:
1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:
Верхняя строка должна содержать заголовки полей, по которым будет производиться отбор (точное соответствие заголовкам полей списка);
Условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:
Выполнение условия и требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;
Выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;
Поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под некоторым заголовком, например, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию ИСТИНА);
В случае сложного условия поиск данных осуществляется по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логических функций и (), или (), НЕ ().
2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь необходимый список).
3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.
В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):
Указать в области Обработка место, куда будут помещаться результаты выборки данных;
В поле Исходный диапазон пометить весь список, подлежащий фильтрации (как правило, после помещения указателя ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);
В поле Диапазон условий указать подготовленный диапазон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);
Если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;
Для отбора уникальных записей (без повторений) необходимо установить флажок Только уникальные записи.
Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.
Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр
Анализ данных
MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения
анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа от-
Обработка списка с помощью различных формул и функций;
Построение диаграмм и использование карт MS Excel;
Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие
Структуризация рабочих листов
П автоматическое подведение итогов (включая мастер частич-
ных сумм);
П консолидация данных;
Сводные таблицы;
О специальные средства анализа выборочных записей и дан-
ных - подбор параметра, поиск решения, сценарии, пакет
анализа и др.
Структуризация ра эчих листов
Цель структуризации заключается в разбиении данных, содер-
жащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализа-
ции. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение
Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel
позволяет автоматически создать структуру - в этом случае про-
грамма ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие
информацию в строках, и расположенные слева от данных. Дан-
ные должны быть согласованы в одном направлении. Для выпол-
нения автоматической структуризации все детальные столбцы
должны стоять по одну сторону от итоговых столбцов, все де-
тальные строки должны находиться по отношению к итоговым
либо только снизу, либо - только сверху. Если это условие не
соблюдается, то структуру следует создать вручную.
Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее
можно разделить на несколько частей (рис. 8.17).
Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на
частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии,
т. к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине
рабочего листа, а столбцы - по всей высоте рабочего листа
При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего лис-
та отображаются специальные символы, которые служат для вы-
вода и скрытия уровней детализации (табл. 8.1).__
Рис. 8.17. Пример структуризации данных на рабочем листе
Рис. 8.18. Скрытие низших уровней в структуре данных
Для автоматического создания структуры следует:
Удостовериться, что в итоговых формулах содержатся ссылки
на детальные данные, расположенные в одном направлении
относительно итоговых;
Выделить нужный диапазон ячеек - для структуризации час-
ти рабочего листа или выбрать одну ячейку - для структури-
зации всего рабочего листа;
П выполнить команду Данные | Группа и структура | Создание
структуры.
При структуризации рабочего листа "вручную" необходимо:
О выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат
объединению в структуру (за исключением ячейки с итоговой
формулой);
Выполнить команду Данные | Группа и структура | Группи-
В случае ошибочных действий или для разгруппировки дан-
ных выбрать команду Данные | Группа и структура | Раз-
группировать;
О указать вид организации документа и создать структуру, вы-
полнив команду Данные | Группа и структура | Настройка.
Для возврата рабочего листа в исходное состояние следует вос-
пользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить
структуру.
Для структурированных данных имеется возможность создавать
диаграммы с заданных уровней структуры.
Автоматическое подведение итогов
Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для
обобщения большого количества однотипной информации. Итоги
подразделяются на:
О простые промежуточные;
Сложные промежуточные;
Связанные с вычислением частичных сумм (используется мас-
тер частичных сумм).
Промежуточные итоги формируются с помощью команды Дан-
ные | Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые ма-
тематические выражения, вставляет строки промежуточных и
общих итогов, а также структурирует данные. Такую информа-
цию легко обрабатывать- форматировать ячейки, создавать
диаграммы и т. д.
С помощью операции Итоги можно:
D указать способ группировки данных;
Вывести промежуточные и общие итоги для одной группы
в списке;
О вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп
в списке;
Выполнить расчеты над данными.
Подведение промежуточных итогов предполагает использование
следующей методики:
1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячей-
ки. Определиться с тем, какие нужны итоги.
2. Провести сортировку по необходимому полю или полям
(команда Данные | Сортировка).
3. Подвести итоги (команда Данные | Итоги).
При создании вложенных промежуточных итогов следует четко
представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения
уровня детализации: сначала - по первому ключу, далее, снимая
флажок Заменить текущие итоги, - по вторичному ключу и т. д.
Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список
с итогами и выполнить команду Данные | Итоги | кнопка Убрать
При создании итогов при необходимости можно:
П использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;
Использовать несколько операций для одного набора данных
(например, вычислить среднее и суммарное значение для
столбца с числовыми данными);
Подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала - от-
фильтровать, затем- отсортировать по необходимому полю
(полям) и, наконец, - подвести итоги;
Использовать мастер суммирования (команда Сервис | Мас-
тер | Частичная сумма) позволяет просуммировать только те
данные в списке (рис. 8.19), которые удовлетворяют заданно-
му критерию (например, вычислить сумму продаж для това-
ров, цена которых больше некоторого значения).__
Консолидация данных
Консолидация предназначается для обобщения однородных дан-
ных. Ее осуществление предполагает использование следующей
методики:
1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.
2. Выбрать команду Данные | Консолидация.
3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие
консолидации.
4. Указать способ консолидации:
Согласно расположению в диапазоне - сняты все флажки
области Использовать в качестве имен;
Согласно заголовкам строк и столбцов- установлены
флажки подписи верхней строки и значения левого
5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет
проводиться с консолидируемыми данными.
6. При необходимости указать добавление структуры - устано-
вить флажок Создавать связи с исходными данными.
Сводные таблицы
Сводные таблицы представляют собой средство для группировки,
обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel
или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные
Рис. 8.27. Представление консолидированных данных
таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в
трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:
Для обобщения большого количества однотипных данных;
Для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);
Для отбора и группировки данных;
Для построения диаграмм.
Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц
(команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:
1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа-
тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.
2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.
3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас-
тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне
мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага
мастера (рис. 8.30).
Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы
Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы
Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы
4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы
(рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем-
ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е.
задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые
поля сводной таблицы).
Рис. 8.31. Формирование макета сводной таблицы
5. Для определения необходимой операции для полей, помещен-
ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два-
жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в
область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия
в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).
6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне
(рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб-
7. После проведения всех подготовительных операций нажать
кнопку Готово (рис. 8.30).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами
необходимо учитывать следующее:
Местоположение сводной таблицы - желательно располагать
ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках
Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы
Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы
сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис-
тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;
Местонахождение исходных данных - список MS Excel,
внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо-
дящиеся в другой сводной таблице;
Необходимость при задании структуры сводной таблицы опре-
Поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
Поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи-
мой операции);
Поля для страниц, что позволяет представить информацию
в трехмерном виде;
Сводная таблица- это средство только для отображения
данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель-
зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне-
сти изменения в источник данных, а затем обновить сводную
таблицу (кнопкой | \ \ Обновить данные панели инструмен-
тов Сводные таблицы (рис. 8.34);
Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы
В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не
влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова-
ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять
мышью - для удаления какого-либо поля из сводной таблицы
следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме-
нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк
также осуществляется перетаскиванием;
Сводные таблицы допускают возможность группировки эле-
ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди-
нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще-
ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме-
ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:
[ + | Группировать и [ _] Разгруппировать. Группы эти мож-
но переименовывать по желанию.
Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са-
мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы)
располагаются по верхней или по крайней левой границе
сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу-
чае производится путем выделения группированной ячейки
сводной таблицы и выполнения команды отображения данных
кнопкой | °1 I Отобразить детали). Применяются _ﾜ_____следующие
варианты группировки сводной таблицы:
Группировка элементов по их именам;
Группировка чисел по диапазонам (для числовых данных,
кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк-
Группировка по временным диапазонам (данные в формате
Дата/Время);
Возможность построения диаграмм на основе сводных таб-
Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц
(многие из них производятся путем выбора соответствующей
команды контекстного меню необходимого поля или выде-
ленной области):
Сортировка элементов в сводной таблице;
Размещение страниц сводной таблицы на различных рабо-
чих листах (кнопкой Отобразить страницы);
Управление общими и промежуточными итогами;
Использование различных итоговых функций для анализа
данных и дополнительных вычислений;
Вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;
Использование автоформата для форматирования сводной
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Основные правила:
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.