Выпадающие списки упрощают и позволяют вводить данные в электронные таблицы. Просто нажмите стрелку и выберите опцию. Вы можете добавлять раскрывающиеся списки в ячейки Excel , содержащие такие параметры, как «Да» и «Нет», «Мужчины и женщины» или любой другой собственный список опций.

Добавить раскрывающийся список в ячейку в Excel достаточно просто, но процесс интуитивно не понятен. Выпадающие списки создаются с использованием функции проверки данных. Мы собираемся создать раскрывающийся список с набором возрастных диапазонов, чтобы показать вам, как это делается.

Для начала введите список диапазонов возраста в последовательные ячейки по столбцу или по строке. Мы ввели наши возрастные диапазоны в ячейки от A9 до A13 на том же рабочем листе, как показано ниже. Вы также можете добавить свой список параметров на другой рабочий лист в той же книге.

Теперь мы назовем наш диапазон ячеек, чтобы упростить их добавление в раскрывающийся список. Для этого выделите все ячейки, содержащие элементы раскрывающегося списка, а затем введите имя диапазона ячеек в поле «Имя» над сеткой. Мы назвали наш диапазон Возраст .

Теперь выберите ячейку, в которую вы хотите добавить раскрывающийся список, и перейдите на вкладку «Данные».

В разделе «Инструменты данных» на вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных .

Откроется диалоговое окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Тип данных».

Теперь мы будем использовать Имя, которое мы назначили для диапазона ячеек, содержащих параметры нашего раскрывающегося списка. Введите =Возраст в поле «Источник» (если вы назвали диапазон ячеек как-то по-другому, замените «Возраст» на это имя). Убедитесь, что флажок Игнорировать пустые ячейки отмечен.

Вы можете добавить всплывающее сообщение, которое отображается, когда выбрана ячейка, содержащаяся в раскрывающемся списке. Для этого нажмите вкладку Сообщение для ввода в диалоговом окне «Проверка данных». Убедитесь, что флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей установлен. Введите сообщение в поля «Заголовок» и «Сообщение», а затем нажмите кнопку ОК .

Когда ячейка, содержащая раскрывающийся список, будет выбрана, вы увидите кнопку со стрелкой вниз справа от ячейки. Если вы добавили входное сообщение, оно отобразится под ячейкой. Кнопка со стрелкой вниз отображается только при выборе ячейки.

Нажмите кнопку со стрелкой вниз, чтобы вывести список параметров и выбрать один из них.

Если вы решите, что хотите удалить раскрывающийся список из ячейки, откройте диалоговое окно «Проверка данных», как описано выше, и нажмите кнопку Очистить все , которая доступна независимо от того, какая вкладка выбрана в диалоговом окне.

Параметры в диалоговом окне «Проверка данных» сбрасываются до значений по умолчанию. Нажмите ОК , чтобы удалить раскрывающийся список и восстановить ячейку по умолчанию.

Если была выбрана опция, то при удалении раскрывающегося списка ячейка заполнится значением этой опции.

Следуйте этому процессу, чтобы добавить раскрывающиеся списки в другие ячейки, по мере необходимости. Вы можете использовать один и тот же список для нескольких раскрывающихся списков.

Если у Вас много выпадающих списков, которые нужно добавить на лист, рекомендуем разместить списки параметров на отдельном рабочем листе Excel, а лист скрыть, чтобы предотвратить изменение параметров.

Работа с VB проектом (12)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (63)
Разное (39)
Баги и глюки Excel (3)

Связанные выпадающие списки

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями! Видеоуроки

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Если вам нужно, чтобы при нажатии на одну из ячеек в табличном документе Excel, раскрывался список с возможными вариантами значений, то вы попали по адресу. В данной статье расскажем вам о самых распространенных и популярных способах как это можно сделать. Это не занимает много времени. Специальные знания и навыки вам не нужны. Только желание, внимательность и четко следовать прописной инструкции. Итак, поехали!

Способ 1. Стандартный.

Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.

Вводим значения для выпадающего списка

Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.

Выделяем будущую ячейку со списком

В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные » -> «Проверка данных ».

Список в ячейке в MS Excell 2010

У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.

Указываем диапазон ячеек со значениями списка

Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».

Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник» . Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».

Вот какой результат получается в итоге.

Готовая ячейка с выпадающим списком

Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.

Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.

Шаг 1 – выбираем меню – «Вставка»;
Шаг 2 – переходим в меню «Имя»;
Шаг 3 — открываем диалоговое окно «Присвоить».

Создаем константу со значениями списка

Если у вас английская версия тогда так

Insert;
Name;
Define.

В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager) , и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».

Создание имени диапазона значений в Excel 2010

Указываем имя созданного диапазона

Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.

В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.

Способ 2 – Элемент управления.

В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:

Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.

Открываем панель элементов

В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.

Формат элемента «Список»

В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Чтобы не набирать по буквам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для ускорения процесса заполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, удобно применять раскрывающийся список.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки нужную информацию. Широко применяются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программа MS Excel, имея очень дружественный интерфейс, предлагает пользователю несколько разных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа повторяющейся информации.

Предположим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Элементарный».

Делая очередную запись в ячейку А9, при наборе первой буквы наименования профиля, например «Ш», Excel предлагает заполнить ячейку словом «Швеллер». После набора «Ш» достаточно нажать кнопку «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода иногда нескольких букв и невозможность заранее создать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности пользователя.

Переходим непосредственно к вариантам создания раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простейший».

Если активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается лишь выбрать мышью нужную запись. Вместо набора вышеуказанного сочетания клавиш можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…». В результате увидим тот же выпадающий список.

В данном варианте активная ячейка обязательно должна примыкать снизу к диапазону значений, а сам диапазон не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Простой».

Этот вариант позволяет заранее создать список (справочник) значений из которых пользователь в дальнейшем сможет выбирать необходимые записи. При этом список может быть размещен где угодно на листе (или даже на другом листе) и может быть при необходимости скрыт от пользователя.

Для того чтобы создать раскрывающийся список в этом варианте необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Создаем список возможных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это перечень в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой необходимо поместить раскрывающийся список путем установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Выбираем в главном меню кнопку «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» выбираем вкладку «Параметры».

5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) выбираем значение «Список».

6. В появившемся поле «Источник:» указываем диапазон, содержащий список возможных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по умолчанию) флажок «Список допустимых значений» и нажимаем кнопку «ОК».

Раскрывающийся список готов. Его можно скопировать как формулы в любое количество ячеек!

Вариант №3 — «Сложный».

Этот вариант создания раскрывающегося списка, не смотря на свое название «Сложный», по сути таковым не является. Для создания выпадающего списка в нем используется элемент «Поле со списком» панели инструментов «Формы».

Создадим раскрывающийся список этим способом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В появившейся панели «Формы» выбираем «Поле со списком» и рисуем его, например, в ячейке А9.

Элемент «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а, как бы, над ней!!! Элемент может быть большим и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой кнопкой мыши по нарисованному элементу и в появившемся контекстном меню выбираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» заполняем поля в соответствии с рисунком, расположенном ниже и нажимаем «ОК».

6. Раскрывающийся список готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Можете назначить любую удобную вам ячейку, не обязательно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам необходимо вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со списком».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Наглядный пример подробно рассмотрен в статье « ». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и/или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый сложный».

Для создания выпадающего списка в этом случае используется также элемент «Поле со списком», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так называемые элементы ActiveX. Здесь все очень похоже внешне на вариант №3, но значительно шире возможности настройки и форматирования элемента.

1. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В появившейся панели «Элементы управления» выбираем «Поле со списком» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее!!!

3. Нажимаем кнопку «Свойства» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Свойства») вручную вписываем диапазон исходных данных, адрес связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Далее при желании можно изменить шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд параметров… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – убедитесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базовые знания английского языка не помешают!

5. Отжимаем кнопку «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со списком». Вообще связанной ячейкой может быть абсолютно любая кроме ячеек, где располагается базовый список.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некоторой степени заполнение ячеек, но к раскрывающимся спискам, конечно, отношения не имеет и приведен здесь под соответствующим номером, как элементарный вариант автоматизации ввода повторяющихся данных.

На практике я чаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, реже — вариант №2 и совсем редко — вариант №4, хотя именно он является, безусловно, самым гибким, предоставляющим самые широкие возможности.

Но часто наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! В зависимости от задачи, которую необходимо решить при работе в Excel, следует выбирать наиболее приемлемый и удобный для каждого конкретного случая вариант создания раскрывающихся списков.

Подписывайтесь на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы и не забывайте подтверждать подписку кликом по ссылке в письме, которое придет к вам на указанную почту (может прийти в папку «Спам» — все зависит от настроек вашей почты)!!!

Полезной или нет, оказалась эта статья для вас, уважаемые читатели? Напишите об этом в комментариях.