Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Здравствуйте.

По своему опыту скажу одну очевидную вещь: многие начинающие пользователи недооценивают Excel (причем, я бы сказал, что даже очень сильно недооценивают). Может я сужу по личному опыту (когда ранее не мог сложить 2 числа) и не представлял зачем нужен Excel, а затем став пользователем «средней руки» в Excel - смог решать в десятки раз быстрее задачи, с которыми раньше сидел и «думал»…

Цель этой статьи : не только показать, как выполнить то или иное действие, но и показать потенциальные возможности программы для начинающих пользователей, которые даже не догадываются о них. Ведь владея даже совсем начальными умениями работы в Excel (как я сказал уже ранее) - можно ускорить свою работу в несколько раз!

Уроки представляют собой небольшую инструкцию по выполнению того или иного действия. Темы для уроков выбрал самостоятельно, на основе вопросов, на которые мне часто приходиться отвечать.

Т емы уроков : сортировка списка по нужной колонке, складывание чисел (формула суммы), фильтрование строк, создание таблицы в Excel, составление графика (диаграммы).

Уроки по Excel 2016

1) Как отсортировать список по алфавиту, по возрастанию (по нужно колонке/столбику)

Очень часто встречается такая задач. Например, есть таблица в Excel (или вы скопировали ее туда) и теперь вам нужно отсортировать ее по какому-нибудь столбцу/колонке (например, таблица как на рис. 1).

Теперь задача: хорошо бы отсортировать ее по возрастанию цифр в декабре.

Сначала необходимо выделить таблицу левой кнопкой мышки: обратите внимание, что выделить нужно те столбики и столбцы, которые вы хотите сортировать (это важный момент : например, если бы я не выделил столбец А (с именами людей) и отсортировал бы по «декабрю» - то значения из столбца B потерялись бы относительно имен в столбце A. Т.е. нарушились бы связи, и Альбина была бы не с «1», а с «5», например) .

После выделения таблицы, перейдите в следующий раздел: «Данные/Сортировка » (см. рис. 2).

Затем нужно настроить сортировку: выбрать столбец по которому сортировать и направление: по возрастанию или по убыванию. Здесь особо комментировать нечего (см. рис. 3).

2) Как сложить несколько чисел в таблице, формула суммы

Так же одна из самых популярных задач. Рассмотрим, как быстро ее решить. Допустим, что нам нужно сложить три месяца и получить итоговую сумму по каждому участнику (см. рис. 5).

Выделяем одну ячейку, в которой хотим получить сумму (на рис. 5 - это будет «Альбина»).

Собственно, в появившемся окне нужно указать (выделить) ячейки, которые требуется сложить. Делается это очень просто: выделяете левой кнопкой мышки и жмете кнопку «OK» (см. рис. 7).

После этого, вы в выбранной ранее ячейки, увидите результат (см. на рис. 7 - результат «8»).

По идее, такая сумма, как правило, требуется для каждого участника таблицы. Поэтому, чтобы не вводить формулу еще раз вручную - можно просто ее скопировать в нужные ячейки. На деле все выглядит просто: выбираете ячейку (на рис. 9 - это E2), в углу этой ячейки будет небольшой прямоугольник - «растяните» его до конца вашей таблицы!

В результате, Excel посчитает сумму каждого участника (см. рис. 10). Все просто и быстро!

3) Фильтрование: оставить только те строки, где значение больше (или где оно содержит …)

После того, как будет посчитана сумма, очень часто, требуется оставить только тех, кто выполнил определенный барьер (например, сделал больше числа 15). Для этого в Excel есть специальная возможность - фильтр .

Сначала необходимо выделить таблицу (см. рис. 11).

Должны появиться небольшие «стрелочки» . Если нажать на нее, то откроется меню фильтра: можно выбрать, к примеру, числовые фильтры и настроить, какие показывать строки (например, фильтр «больше» оставит строки только те, в которых в данном столбце число будет больше, чем вы зададите).

Кстати, обратите внимание, что фильтр можно задавать по каждому столбцу! Столбец, где есть текстовые данные (в нашем случаем имена людей) - будут фильтроваться несколько другими фильтрами: а именно, здесь не большее и меньшее (как в числовых фильтрах), а «начинается» или «содержит». Например, я в своем примере ввел фильтр имен, которые начинаются с буквы «А».

Рис. 14. Текст имени содержит (или начинается с …)

Обратите внимание на один момент: столбцы, в которых действует фильтр помечены специальным образом (см. зеленые стрелки на рис. 15).

В целом, фильтр - это очень мощный и полезный инструмент. Кстати, для того, чтобы его выключить, просто в верхнем меню Excel - «отожмите» одноименную кнопку.

4) Как создать таблицу в Excel

От такого вопроса я иногда теряюсь. Дело в том, что Excel - это и есть одна большая таблица. Правда, у нее нет границ, нет разметки листа и пр. (как это есть в Word - а это многих вводит в заблуждение).

Чаще всего, под этим вопросом подразумевают создание границ таблицы (форматирование таблицы). Делается это достаточно легко: сначала выделяете всю таблицу, затем переходите в раздел: «Главная/Форматировать как таблицу «. Во всплывшем окне вы берите нужно оформление: тип рамки, ее цвет и пр. (см. рис. 16).

Рис. 16. Форматировать как таблицу

Результат форматирования представлен на рис. 17. В таком виде эту таблицу можно перенести, например, в документ Word, сделать из нее наглядный скриншот, или просто представить на экране для аудитории. В таком виде она намного проще «читается».

5) Как построить график/диаграмму в Excel

Для постройки диаграммы вам понадобятся уже готовая таблица (или, по крайней мере, 2 столбца с данными). Первым делом, нужно добавить диаграмму, для этого нажмите: «Вставка/круговая/объемная круговая диаграмма » (для примера). Выбор диаграммы зависит от требований (которым вы следуете) или ваших предпочтений.

Далее можно выбрать ее стиль и оформление. Рекомендую не использовать в диаграммах слабые и тусклые цвета (светло розовые, желтые и т.д.). Дело в том, что обычно диаграмму делают, чтобы ее показать - а эти цвета плохо воспринимаются как на экране, так и при распечатывании (особенно, если принтер не самый лучший).

Собственно, осталось только указать данные для диаграммы. Для этого щелкните по ней левой кнопкой мышки: сверху, в меню Excel - должен появиться раздел «Работа с диаграммами

Рис. 23. Полученная диаграмма

Собственно, на этом и этой диаграммой подведу итоги и я. В статье я собрал (как мне кажется), все самые основные вопросы, которые возникают у начинающих пользователей. Разобравшись с этими базовыми возможностями - вы сами не заметите, как новые «фишки» начнете изучать все быстрее и быстрее.

Научившись использовать 1-2 формулы, многие остальные формулы будут «создаваться» аналогичным образом!

Excel — это самая распространенная в мире программа для составления таблиц, вычислений различной трудности, создания диаграмм, ведения отчетности и создания баз данных. Практически на любом, как домашнем, так и офисном, компьютере установлен пакет программ Microsoft Office, а Эксель входит в комплект этого пакета. На любой офисной работе не будет лишним знать основы этой программы, в этом поможет любой самоучитель. Excel для начинающих лучше изучать после знакомства с , так как у этих программ есть очень много общего.

Основные возможности Excel

Это приложение стало неотъемлемой частью для бухгалтеров, секретарей, операторов или экономистов. Для более детального знакомства с приложением Excel можно пройти специальные курсы, которых сейчас множество. Есть курсы, которые ориентированы на продвинутых пользователей, есть и курсы для начинающих.

Возможности офисной программы Excel:

1. Excel представляет собой изначально готовую таблицу, поэтому его легко использовать для ведения безличных расчетов, которые имеют табличное представление (прайс-листы, расписания).
2. Библиотека программы имеет , графиков. Эти графики и диаграммы строятся на основании созданных таблиц, и в них используются данные выделенного диапазона таблицы, что очень удобно даже для чайников.
3. Excel можно использовать для ведения домашней бухгалтерии и подобных ей учетных операций (расчетов по коммунальным платежам).
4. Программа богата функциями ведения статистики и математическими функциями. Благодаря им программа легко подойдет для студентов, школьников и учащихся различных учебных заведений во время написания курсовых и дипломных работ, а также им подобных отчетов по практикам, заполнению балансовых ведомостей и т.д.
5. Программа используется для ведения баз данных, Excel не является программой, специализирующейся на базах данных, однако широко используется в этой области при отсутствии других специализированных программ. В Excel есть возможность использовать встроенный язык программирования Visual Basic для , что значительно расширяет возможности данного инструмента.
6. Программой несложно научиться пользоваться. Любой самоучитель, пособие для начинающих или видео помогут легко пройти обучение основным принципам работы с программой для неподготовленных пользователей.

В отличие от редактора MS Word, в котором создаваемый файл называется документом, в данном приложении файл получил название «книга».

Основные элементы окна Excel

Рабочий лист — основной документ для совершения различных операций в Excel. Рабочий лист является частью рабочей книги (всегда). Лист состоит из ячеек, столбцов, строк.

Рабочая книга — файл Excel с расширением xls (в версии MS Office 2003), xlsx (в версии MS Office 2010). По умолчанию одна книга содержит 255 листов, которые можно удалять, переименовывать, добавлять.

Ячейка — составляющая таблицы, которая заполняется данными. Она является клеткой пересечения нужного столбца с нужной строкой.

Ряд ячеек по вертикали составляет столбец. В таблице их может быть неограниченное количество.
Строка — ряд ячеек по горизонтали.

Программа Microsoft Excel имеет ряд встроенных помощников для чайников, они помогают облегчить и сделать более оптимизированной работу, проводимую в программе. С их помощью комфортнее проходить обучение работе с приложением, особенно это касается начинающих. Курсы по программе всегда включают описание данных помощников.

Что такое мастера-помощники и для чего они предназначены?

Мастера-помощники:

1. Мастер диаграмм. Позволяет работать с диаграммами гораздо проще.
2. Мастер функций. С его помощью в программе также упрощается.
3. Мастер подсказок. Является хорошим помощником в поиске информации. Он является больше поисковиком, чем помощником.
4. Мастер Web-страниц. Помогает в создании HTML-страниц в программе Microsoft Excel.
5. Мастер шаблонов. С этим помощником можно очень просто создать шаблоны для работы, упростить работу с базами данных.
6. Мастер сводных таблиц. Он помогает проводить несложный анализ любой информации, которая внесена в таблицу Excel, упорядочивает строки, столбцы и заголовки страниц очень простым способом (работая только мышью).
7. Мастер преобразований. Идеальный помощник для конвертирования файлов и документов иных форматов в среде программы Excel.

Помимо мастеров-помощников для чайников, в программе присутствует множество возможностей и функций, позволяющих облегчить работу и проводить вычисления и подсчеты. Например, автозаполнение таблицы. С помощью этого режима легко создавать определенные последовательности из значений текстового и числового типа. При этом не нужно вводить данные вручную. Основы этой функции включают создание собственных автоматических режимов заполнения. Как пример, режимом автозаполнения можно пользоваться, когда нужно вводить месяцы (Август, Сентябрь и так далее). При правильной настройке программа сделает все сама. Эта функция сортирует созданные вами списки заполнения в автоматическом режиме. Благодаря ей можно без особых усилий отсортировать свою информацию.

Без внимания не останется и функция автосуммирования. Она позволяет выполнять сложение чисел единственным нажатием левой кнопки мыши на значке Σ ленты Главная. Это можно делать как со столбцами, так и со строками. Она полезна тем, что можно вычислять сумму нужных числовых значений, даже в таблицах, в которых присутствуют промежуточные итоги.

Обучение работе с программой Excel не будет сложным, если использовать наш самоучитель. Знать основы этой программы должен каждый, так как она незаменима во многих ситуациях.

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

• сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
• затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

1. Выделите любое количество строк и столбцов.

1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl +T .

1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

1. Сразу после этого у вас появится новое окно.

1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

1. Затем нажимаем на кнопку «OK».

1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

• открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
• создать новую пустую книгу;
• посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
• выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
• продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
• войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

• ячейки;
• строки;
• столбцы;
• целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

• вручную или автоматически изменить высоту строк;
• вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
• скрыть или отобразить ячейки;
• переименовать лист;
• изменить цвет ярлыка;
• защитить лист;
• блокировать элемент;
• указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

• изменить формат отображаемых данных;
• указать выравнивание;

• выбрать любой шрифт;

• изменить границы таблицы;

• «поиграть» с заливкой;

• установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

1. Введите там следующую команду.

=C3*D3

1. Теперь нажмите на клавишу Enter . После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

1. Выделите область данных.

1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C .
2. Откройте документ
3. Теперь используем кнопки Ctrl +V .
4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент .

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl +P . В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc . В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

1. Снова нажимаем на Ctrl +P . Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку , в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке - своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ - это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.