Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.
Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.
Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.
Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.
Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.
При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.
Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.
Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.
Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.
Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.
Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.
Работа с нотариусом
Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.
Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).
Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.
В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.
В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.
Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:
- доказательства, подлежащие обеспечению;
- обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
- основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
- отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.
Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
Заверение у провайдера
Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.
Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.
Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.
Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.
Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.
Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.
Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.
За помощью к эксперту
Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.
Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.
В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».
Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).
На основании договора
В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.
В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.
Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).
Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.
В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.
Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.
Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.
Когда люди знакомятся офлайн, обращают внимание на такие атрибуты успешности, как обувь, часы и визитка.
Они по умолчанию уже многое могут сказать о человеке, его статусе, аккуратности, вкусу, внимании к деталям и т.д.
А когда первое общение происходит онлайн, этим атрибутом становится электронное письмо.
И в ситуации, когда деловые отношения только-только начинают завязываться, любая деталь может не просто повлиять на мнение о вас как о профессионале, но даже заставить потенциального клиента отказаться от дальнейшего общения.
Хорошо то, что на этом этапе коммуникации вы в состоянии напрямую воздействовать на конечный результат: быть сделке или нет.
Если же вы привыкли выглядеть и работать фирменно, с иголочки, то эта информация может оказаться для вас полезной.
Скелет классического делового e-mail
Элемент №1. Фирменный почтовый адрес
Если уже мы начали говорить о e-mail переписке, то давайте начнем с самого начала – с электронного адреса.
Во-первых, если у вас нет корпоративного адреса, регистрируйте свой почтовый ящик на серьезных сервисах.
Во-вторых, позаботьтесь о фирменном адресе. Забудьте про всякие «крошка[email protected]» или «супермен[email protected]».
Не удивляйтесь, что мы затронули такую очевидную тему. Нам периодически приходится открывать е-мейлы, адреса которых выглядят, мягко говоря, непрофессионально.
Элемент №2. Шаблон в корпоративном стиле
Внешний вид письма – то самое первое впечатление, о котором говорят «неизгладимое». Именно здесь начинается любовь или неприязнь с первого взгляда.
Оформить корпоративный шаблон не составит труда, даже если вы не знакомы с программированием. Вот всего несколько советов, которые помогут выделить ваш e-mail среди тонны других:
- подберите шрифт по вкусу, учитывая при этом размер и цвет текста (в электронных документах желательно использовать шрифты без засечек, например – Verdana, Tahoma, Arial, Calibri);
- отформатируйте текст (например, по левому краю);
- добавьте в начало письма картинку со своим лого (интерфейсы популярных почтовых сервисов позволяют вставить иллюстрацию в текст);
- настройте автоматическую подпись (чуть ниже рассмотрим, какую информацию стоит здесь указывать).
Элемент №3. Приветствие
Возможно, кому-то этот пункт покажется банальным и недостойным внимания. Но нам довелось видеть не один десяток писем, авторы которых не посчитали нужным поприветствовать получателей своих электронных опусов.
(Особенно это касается новичков-вебрайтеров)
Друзья, здороваться с человеком – это даже не первое правило этики, а то, без чего невозможно представить нормальный и уважительный диалог.
Кстати, приветствовать человека стоит не только в первом письме, но и при дальнейшей переписке. В этом случае можно не ограничиваться банальным «Здравствуйте» , а проявить более глубокий интерес к личности собеседника.
Например: «Приветствую, Иван Иванович! Как прошли выходные?» .
Элемент №4. Содержание (цель обращения)
В этой части описывается суть обращения. Желательно при этом текст разбивать на короткие абзацы, использовать маркированные списки.
Тем более что технические возможности почтовых сервисов позволяют превратить любой текст в «шоколадку».
Элемент №5. Предупреждение о вложенном файле
Мелочь, но важная. Согласитесь, что получатель письма не обязан высматривать символ скрепки, который обозначает вложенный файл.
Часто происходят ситуации, когда человек попросту не замечает важную презентацию или прайс-лист. Будет досадно, если сделка сорвется из-за такой ерунды.
Поэтому проявите внимание к своему собеседнику и напишите короткую фразу «к этому письму я прилагаю файл», ведь это совсем не сложно.
Элемент №6. Просьба об обратной связи
Это также важный блок в деловой переписке. Его можно сравнить с призывом к действию в продающем тексте. Скажите прямо получателю, каких действий вы от него ожидаете после прочтения письма.
«Позвоните по телефону 321-456, и я с радостью отвечу на все Ваши вопросы».
«Ждем Ваших комментариев».
«Подтвердите, пожалуйста, получение e-mail».
Последняя фраза крайне важна, когда в переписке обсуждаются принципиальные вопросы: согласовывается бюджет, календарный план или стратегия сотрудничества. Всегда стоит помнить о том, что иногда письма попадают в спам или удаляются в спешке.
Этой фразой вы застрахуете себя от подобных неприятностей.
Элемент №7. Прощание
И снова приходится говорить о банальностях. Все потому, что многие бизнесмены недооценивают важность обычного уважительного общения.
Написать электронное письмо без прощания – все равно что в разгар переговоров встать из-за стола и молча уйти.
Элемент №8. Личная подпись с указанием контактов
Здесь речь пойдет о той самой автоматической подписи, которую можно настроить в любом почтовом сервисе. Давайте подумаем, какую информацию стоит указывать в этой части письма:
- имя, фамилию, должность (если эта информация уже есть в «шапке», то в подписи можно ее пропустить);
- название компании;
- слоган или УТП;
- рабочий телефон;
- ссылка на сайт;
- ссылка на страницы в социальных сетях.
Эта информация сделает вас доступней для заказчика. И если он присоединится к вам в соцсетях – это будет прекрасной возможностью продолжить ваши деловые отношения.
Майкл Хайятт в своей легендарной книге «Платформа» уделяет особое внимание подписи в е-мэйле. И кроме вышеперечисленных моментов он предлагает добавить еще такую фразу: «Данный электронный адрес конфиденциален, так же как адреса блога и страниц в соцсетях, если только мы специально не договоримся об обратном» .
Друзья, надеемся, что эти советы будут для вас полезными. Начинайте формировать свой бренд с малого, но такого важного элемента, – электронного письма.
Кстати, вам приходилось иметь дело с неопрятными е-mail? Как этот факт отразился на дальнейшей коммуникации с отправителем?
На этом уроке мы познакомимся с функцией mail () , на примере создания формы обратной связи на PHP с последующей отправкой полученных данных на почту.
Для этого создадим два файла - forma.php и mail.php . В первом файлике будет находиться только форма с полями для ввода пользователем данных. Внутри тега form - кнопка "Отправить" и атрибут action , который ссылается на обработчик - mail.php , именно к нему обращаются данные из формы при нажатии кнопки "Отправить" . В нашем примере данные формы отправляются на веб-страницу с названием «/mail.php» . На этой странице прописан скрипт на PHP , который обрабатывает данные формы:
Так форма визуально выглядет в браузере.
Далее пишем код для файла mail.php . Придумываем сами имена для переменных. В PHP переменная начинается со знака $ , а затем имя переменной. Текстовое значение переменной заключается в кавычки. С помощью переменных на емайл администратора передается содержимое формы, просто подставив в квадратные скобки имя элемента формы - значение name .
$to = "[email protected]"; // емайл получателя данных из формы
$tema = "Форма обратной связи на PHP"; // тема полученного емайла
$message = "Ваше имя: ".$_POST["name"]."
";//присвоить переменной значение, полученное из формы name=name
$message .= "E-mail: ".$_POST["email"]."
"; //полученное из формы name=email
$message .= "Номер телефона: ".$_POST["phone"]."
"; //полученное из формы name=phone
$message .= "Сообщение: ".$_POST["message"]."
"; //полученное из формы name=message
$headers = "MIME-Version: 1.0" . "\r\n"; // заголовок соответствует формату плюс символ перевода строки
$headers .= "Content-type: text/html; charset=utf-8" . "\r\n"; // указывает на тип посылаемого контента
mail($to, $tema, $message, $headers); //отправляет получателю на емайл значения переменных
?>
Таким образом данные из массива $_POST будут переданы соответствующим переменным и отправлены на почту при помощи функции mail . Давайте заполним нашу форму и нажмем кнопку отправить. Не забудьте указать ваш е-майл. Письмо пришло моментально.
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.