Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Открытие книги с совместным доступом
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
У ряда пользователей, тесно работающих с таблицами Excel , может возникнуть необходимость создать excel-таблицу на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office (а значит и отсутствует Microsoft Excel). Проблема? Нисколько! В создании указанной таблицы вам помогут популярные сетевые сервисы, позволяющие легко создать таблицу Excel онлайн. В этом материале я расскажу, как запустить Эксель в режиме онлайн, какие сервисы нам в этом помогут, и как с ними работать.
Специфика сервисов со встроенным Эксель
В сети имеются несколько популярных сетевых сервисов, позволяющих не только открыть файл Excel онлайн, но и создать новую таблицу эксель, редактировать её, а затем и сохранить к себе на ПК. Обычно они обладают довольно схожим к MS Excel функционалом, а работа с ними не создаст никаких проблем для пользователей, уже имевших ранее дело со стационарным редактором MS Excel.
Для регистрации на таких платформах можно воспользоваться логином и паролем пользовательского аккаунта в социальных сетях (например, в Facebook), или пройти стандартную процедуру регистрации через электронную почту.
Пользуйтесь функционалом Excиel
Мне нравится работать с документами, таблицами и создавать презентации в режиме онлайн, не устанавливая на компьютер множества программ, поэтому я создал подборку лучших сервисов - и .
Перейдём к списку сервисов, позволяющих создавать таблицы Эксель в Интернете онлайн. Некоторые из них довольно активно работают с облачными сервисами, потому могут копировать созданные пользователем таблицы туда, и уже оттуда пользователь может скачать созданную им таблицу к себе на компьютер.
Office.Live - программа для создания и редактирования таблиц
Данный сервис от компании Microsoft даёт возможность получить доступ к возможностям MS Office онлайн, причём совершенно бесплатно. В частности, вы можете воспользоваться функционалом сетевого редактора таблиц MS Excel, позволяющего создавать, редактировать и сохранять таблицы онлайн в популярных форматах данного редактора ( , xml и других).
- Для работы с редактором перейдите на указанный ресурс https://office.live.com/start/Excel.aspx .
- Выберите «Войти с помощью учётной записи Microsoft».
- И создайте учётную запись (или воспользуйтесь учётными данными вашего аккаунта в Skype).
- Далее вам откроется экран базовых шаблонов для создания таблицы excel. Нажмите на «Новая книга», и вы перейдёт в режим создания и редактирования вашей таблицы.
- Для сохранения полученного результата нажмите на вкладку «Файл» - «Сохранить как» - «Скачать копию».
Google Таблицы - позволяет добавлять в Эксель графики и диаграммы
Google Docs – это сетевой онлайн сервис от компании Google с богатыми возможностями, в том числе позволяющий работать с excel, просматривать соответствующие форматы файлов (XLS, XLSX, ODS, CSV), создавать графики и диаграммы, и так далее. Для работы с данными сервисом необходимо иметь аккаунт в Google, если же у вас его нет, тогда предлагаю вам его создать.
- Чтобы воспользоваться возможностями Google Docs перейдите на данный ресурс https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ , и введите данные своего аккаунта в Гугл.
- Для создания нового документа нажмите на «Blank» (прямоугольник с зелёным плюсиком), и вы перейдёте в режим создания таблицы Excel.
- Интерфейс сервиса англоязычный, но для пользователей, имевших ранее дело с Excel, работа с Google Docs не доставит особых проблем.
- Для сохранения на компьютер созданной вами таблицы нажмите на «File» - «Download as» и выберите удобный формат сохранения файла (например, xlsx).
ZOHO Sheet - программа для создания электронных таблиц
Сервис с поддержкой русского языка, обладающий всем необходимым функционалом для создания таблиц Excel. Сервис умеет практически всё, что и его конкуренты – работает с большинством форматов эксель, поддерживает совместное редактирование документа несколькими пользователями, позволяет строить графики и диаграммы и так далее.
- https://www.zoho.com/docs/sheet.html .
- Нажмите на кнопку «CREATE SPREADSHEET» (могут понадобиться данные вашего аккаунта в Гугл), и вы перейдёте в режим создания таблицы.
- Сохранить полученный результат вы можете, нажав на «Файл» - «Экспорт как», и выбрав удобный для вас вариант формата файла (обычно это «книга MS Excel»).
EtherCalc - открывает файлы.xlsx, .xlsm и.xls
Среди преимуществ данного сервиса я бы отметил возможность работать с таблицами Excel без какой-либо регистрации, поддержку параллельного редактирования одной таблицы несколькими пользователями, удобный функционал, а также множество других достоинств, позволяющих работать с эксель таблицами онлайн на русском языке.
- Для работы с данным сервисом выполните переход на него https://ethercalc.org/ .
- Нажмите на кнопку «Create Spreadsheet» (создать электронную таблицу).
- Вы перейдёте в режим редактирования, и сможете создать нужную вам таблицу.
- Для сохранения конечного документа нажмите на изображение с дискеткой слева, выберите формат сохранения, и загрузите таблицу к себе на ПК.
Рабочее окно сервиса «EtherCalc»
Яндекс.Диск - простая работа с Excel онлайн
Отечественная компания Яндекс порадовала пользователя возможностью создать и отредактировать онлайн документ Excel с помощью специального сервиса на Яндекс.Диск. По своему функционалу данный сервис является копией Office Online (первый из описанных мной сетевых сервисов), при этом, по отзывам пользователей, на данном сервисе от Яндекс иногда случаются проблемы в работе больших формул, возникают баги, сервис плохо работает с файлами эксель, созданными в MS Excel до 2007 года.
- Для работы с данным сервисом перейдите на него https://disk.yandex.ua/client/disk (может понадобиться регистрация на Яндекс).
- Нажмите на кнопку «Создать» - «Таблицу».
- Вы перейдёте в режим создания и редактирования таблицы.
Заключение
Для работы с Эксель онлайн стоит воспользоваться online сервисами, перечисленными мной выше. Все они бесплатны, поддерживают (за малым исключением) русскоязычный интерфейс, по своему функционалу почти не уступают стационарной версии MS Excel. Если читателю понадобилось срочно создать экселевскую таблицу, а компьютера с установленным MS Office под рукой не оказалось, тогда стоит воспользоваться функционалом описанных выше сетевых инструментов, позволяющим эффективно решать эту, и похожие к ней, задачи.
Программа Microsoft Excel 2007 — одна из двух самых популярных программ пакета Microsoft Office. Самая популярная, конечно, . Совсем недавно самой последней версией программы был , но теперь появился и 2007, и 2010-й Excel. Рассмотрим, как работать в Excel 2007 . Эта программа предназначена для составления таблиц, представления рядов чисел в наглядном виде с помощью диаграмм и графиков. Также программа Microsoft Excel применяется для проведения расчетов и выполнения математических задач самой разной сложности: от упрощения рутинных математических операций до выполнения сложнейших вычислений. Самое главное: все это можно сделать достаточно просто, и при этом особых познаний не требуется.
Программа Microsoft Excel работает с . Каждый файл представляет из себя своего рода книгу, состоящую из листов, где каждый лист — это таблица. В ячейки этих таблиц можно вводить различные данные: буквы, обозначения, слова, цифры. Эти данные можно сортировать, копировать, перемещать. Также с данными можно производить и другие операции: текстовые, логические, математические... Данные можно представлять и в наглядном виде — с помощью графиков и диаграмм.
Создаем файл Excel
Нажимаете на кнопку Пуск в левом нижнем углу компьютера, выбираете Все программы , находите Microsoft Office (если он у Вас установлен), нажимаете на него, выбираете Microsoft Office Excel , и запускаете двойным кликом.
После этого, чтобы создать файл Excel
, нажимаете на большую круглую кнопку с квадратиками в левом верхнем углу. В появившемся окошке выбираете Сохранить как
. Компьютер откроет новое окно с содержимым Вашего компьютера, в котором Вы выберете папку для сохранения Вашего файла. В строке Имя файла
, там, где по умолчанию стоит имя Книга 1
, ставите курсор, и пишете имя для своего будущего файла Excel. Расширение писать не нужно — оно будет поставлено в имени автоматически. В окошке ниже, там, где Тип файла
, оставляете Книга Excel
.
После того, как Вы нажмете кнопку Сохранить
, файл Excel будет создан в указанном месте на компьютере. Теперь Вам уже не нужно заходить в Пуск — Все программы
: достаточно будет найти этот файл, и открыть его двойным кликом мыши.
Во время работы над файлом периодически сохраняйте его, чтобы при вероятном сбое или зависании компьютера Ваши труды не пропали. Для последующих сохранений опять нажимаете круглую кнопку, и выбираете Сохранить , либо пользуетесь маленьким значком Сохранить рядом с этой кнопкой.
Структура файла Excel. Листы
Файл Excel — своего рода книга, которая состоит из листов. Между листами Вы можете переключаться, нажимая на соответствующий лист внизу, или на стрелки Вперед и Назад слева от закладок листов (внизу рабочего окна программы). Листов в книге может быть очень много, они даже могут быть все не видны, и тогда переключаться между ними можно исключительно с помощью стрелок.
Каждый лист Excel — отдельная таблица. С помощью значка справа от закладок листов можно вставлять новые листы. Также листы можно переименовывать, удалять, перемещать. Для этого Вы либо нажимаете правой клавишей мыши по названию листа. и выбираете окошке нужную операцию, либо в меню Главная выбираете пункты: Вставить — Вставить лист, Удалить — Удалить лист, Формат — Переименовать лист, Формат — Переместить или скопировать лист . Переставлять листы местами можно также с помощью перетаскивания закладки листа вправо или влево.
Теперь, когда Вы научились создавать файлы Excel, в этой программе.
Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.
Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:
Зачем работать, если за Вас работу уже кто-то сделал?
Этот вопрос справедлив для типовых документов Excel, которые уже разработаны компанией Microsoft. Рассмотрим, как в Excel можно использовать предоставляемые шаблоны.
Для того, чтобы обратиться к шаблонам документов, установленных с Office, следует:
1. На вкладке Файл выбрать команду Создать.
2. В группе Доступные шаблоны выбрать пункт Образцы шаблонов (рис.1) и указать понравившийся шаблон (правда, предустановленных шаблонов довольно мало. Глазу особо не на чем остановиться).
3. Нажать кнопку Создать, в результате чего будет создана новая книга Excel на основе выбранного Вами шаблона.
Хотелось бы отметить, что обычные документы Office (Word и Excel), тоже создаются на основе заложенных служебных шаблонов.
Последние берутся за основу всякий раз при создании нового документа. Хотите изменить параметры вновь создаваемых документов? Измените основной шаблон.
Например, нету боле сил Ваших, смотреть на шрифт Calibri, 11, установленный по умолчанию. Замаялись каждодневно его менять на Calibri, 12, который глаз радует. Как дело поправить? Очень просто!!!
Для этого достаточно установить в только что открытом документе желаемые настройки и сохранить его под именем СSС (это шаблон Excel по умолчанию ), выбрав в поле Тип файла значение — Шаблон Excel (рис.2).
Помимо описанных, можно также воспользоваться шаблонами, расположенными на веб-сайте компании Microsoft (при условии, что компьютер подключен к Интернету).
Чтобы загрузить шаблон с сайта компании Microsoft нужно:
1. На вкладке Файл
выбрать команду Создать
.
2. В группе Шаблоны Office.com
выбрать интересующую группу шаблонов – имеющиеся в этой группе шаблоны отобразятся в области просмотра.
3. Выделить мышью шаблон, который планируем загрузить к себе на компьютер, например Расписание уроков
(рис.3), и нажать кнопку Загрузить
.
После загрузки шаблон будет открыт на рабочем листе Excel (рис.4) в виде готовой таблицы с некими данными. При необходимости их следует заменить своими значениями или заполнить соответствующие ячейки. И будет Вашему ребенку красота на стенку, чтобы в дневник каждый раз не заглядывать.
Задача разово создать файл Excel в 1С или организовать постоянный обмен данными между этими программами возникает перед большинством бухгалтеров. Решить ее можно самостоятельно при помощи простейших команд и кодов или же - в более сложных ситуациях - при содействии специалистов.
Работа с таблицами в Excel и 1С
Программа 1С до 8 версии имела очень ограниченный функционал для работы с таблицами. Поэтому многие пользователи предпочитали, а обладатели версии 1С 7.7 и поныне предпочитают сохранять файл 1С с расширением.xls, чтобы затем дорабатывать его в более удобном Excel. Этот способ позволяет воспользоваться сильными сторонами обеих программ и выполнить необходимые расчеты в наиболее комфортной среде.
Единственное, о чем нужно помнить, это мелкие несоответствия табличных форматов. Так, редактор таблиц Microsoft воспринимает запись дробного числа исключительно при наличии разделителя в виде запятой (1,5, к примеру). Поэтому перед загрузкой таблицы из 1С замените другие разделители (наклонная черта или точка) на запятые. В ином случае редактор таблиц не сможет производить расчеты с дробными числами, а иногда даже не будет воспринимать их как таковые, а будет преобразовывать в даты.
Существует и обратная проблема, когда 1С не "понимает" констант программы Microsoft и выводит их в виде чисел. Чтобы перевести их обратно в параметры, нужно зайти в справку или отладку табличного редактора и найти там числовое выражение различных констант.
Загрузка файла в Excel
Самый простой способ создания экселевского файла в 1С - это перевод документа в режим печати и последующее сохранение в табличном расширении.xls. На месте * должно стоять имя файла. По аналогии с этим способом вместо печатной формы можно вывести данные в макет и сохранить в табличном расширении.
Другим способом является использование OLE и соответствующих кодов:
Книга=Эксель.WorkBooks.Open (ПутьКФайлу).
Исключение
Сообщить(ОписаниеОшибки() + "Программа Exсel не установлена на данном компьютере!");
КонецПопытки;
Книга=Эксель.WorkBooks.Add().
Лист=Книга.WorkSheets(НомерЛиста).
Открыть документ:
Создать новый файл:
Выбрать лист:
Загрузка файла в 1С
Теперь рассмотрим, как перенести данные из таблицы Microsoft в 1С снова при помощи OLE:
Эксель= СоздатьОбъект("Excel.Application");
Исключение
Сообщить(ОписаниеОшибки() + " Программа Exсel не установлена на данном компьютере!");
КонецПопытки.
конкретному документу:
Книга=Эксель.WorkBooks.Open(ПутьКФайлу);
ПутьКФайлу - полный путь к файлу Excel;
Лист=Книга.WorkSheets(ИмяЛиста);
Значение=Лист.Cells(НомерСтроки,НомерКолонки).Value.
Получение доступа из 1С к запущенному приложению Эксель:
С последующим доступом к:
Чтобы не перегружать память и процессор компьютера, после выполнения необходимых команд следует запустить код Эксель.Quit();. Он закончит работу приложения.
При возникновении сложностей с использованием кодов к вам на помощь всегда готовы прийти квалифицированные консультанты. Специалисты помогут решить задачу перемещения большого объема данных или организации постоянного обмена данными между двумя приложениями. Необходимые операции будут отлажены на программном уровне.