Сегодня пользователи достаточно часто встречаются с заархивированными файлами. Подобные документы открываются посредством специальных программ-архиваторов. Если подобное приложение не установлено на компьютере, заархивированный файл открыть не удастся.
Вам понадобится
- Компьютер, подключение к интернету, программа-архиватор.
Инструкция
Здравствуйте Друзья! Сегодня рассмотрим что такое архивация данных Windows 7 и как она может облегчить жизнь пользователям не прибегать к стороннему софту для восстановления файлов . Восстановление данных тема актуальная скорее для новый пользователей компьютеров. Матерые пользователи и те кто уже сталкивался с потерей данный в связи со смертью винчестера и те кто видели как их знакомые пытались тщетно вернуть к жизни HDD — знают, что бекап — это первое что нужно делать для минимизации моральных и материальных потерь. В интернете есть куча программ как платных так и свободно распространяемых для выполнения автоматической архивации данных или бэкапа. И в Windows 7 есть мощное средство — Архивация и восстановление файлов которое рассмотрим в этой статье.
Для того что бы открыть утилиту Архивация и восстановление файлов можно воспользоваться поиском в Windows 7 . Открываем меню Пуск и в поле поиска пишем архивация. Выбираем Архивация и восстановление
Если у вас архивация не настроена увидите картинку ниже. Нажимаем Настроить резервное копирование
В следующем окошке выбираем месторасположение архива. Система нам подсказывает, что лучше хранить ваши резервные копии на внешнем жестком диске . У меня свободного жесткого диска пока нет, поэтому выберем другой раздел имеющегося HDD. Выбираем Локальные диск Е, которые рекомендуют и нажимаем далее
Выбираем что архивировать. Можно предоставить выбор операционной системе, а можно самому сделать выбор. Windows 7 же будет копировать файлы находящиеся в библиотеках, на рабочем столе и в стандартных папках — «AppData», «Контакты», «Загрузки», «Избранное», «Ссылки», «Сохраненные игры» и «Поиски».
Если вы изменили часть документа, например удалили часть файла. Для восстановление нажимаем на файле правой кнопкой мышки и выбираем Восстановить прежнюю версию
В разделе Версии файлов выбираете нужную. При выборе из точки восстановления у вас не будет возможность сохранить текущую копию документа. Сохраните ее при необходимости до восстановления
При восстановлении из архива у вас будет возможность либо заменить файл или сохранить восстанавливаемый под другим именем
О восстановлении файлов все.
Для того что бы была возможность вернуть или восстановить полностью систему нужно сделать ее образ. Это можно сделать с помощью сторонних программ , и можно сделать с помощью встроенных средств Windows 7 . Рассмотрим последнее подробней.
Открываем окошко Архивация и восстановление. Слева выбираем Создание образа системы
Выбираем место сохранения архива. Можно выбрать на жестком диске (пока нет возможности попробовать сохранить на внешнем жестком диске), на DVD-дисках или в сетевом размещении. В сетевом размещении это далековато, а на DVD не реально, так как нужно много дисков и привод которого у меня в компьютере нет.
Открываем меню Действие и выбираем Присоединить виртуальный жесткий диск
В открывшемся окошке с помощью кнопки Обзор… выбираем файл с расширением VHD. Нажимаем ОК
Присоединенный виртуальный диск выглядит следующим образом
Доступ к информации можно получить с помощью проводника Windows или любого файлового менеджера. Любой файл или папку вы можете скопировать на ваш основной жесткий диск .
Управлением пространством осуществляется так же из окошко Архивация и восстановление. Для этого нажимаем Управление пространством. В открывшемся окошке у нас становится активна кнопка Изменить параметры… ее и нажимаем
У нас есть два варианта. Либо удалить все образы системы, либо сохранить последний
Выбираете нужное и жмете ОК.
Восстановление Windows 7 из образа
Открывается окошко с просьбой выбора средства восстановления. Можно попробовать Восстановление запуска, затем восстановление системы (может все таки найдется точка на момент стабильной работы компьютера). Если ничего не помогает выбираем Восстановление образа системы
Запуститься мастер следуя инструкциям которого вы успешно восстановите систему из образа.
Заключение
В этой статье мы чуть чуть разобрались что такое архивация данных Windows 7 и как ее использовать. Приведу несколько важных моментов о возможностях архивации которые подсмотрел на сайте Вадима Стеркина
Важно! Не получится архивировать файлы расположенные на том же диске где будет располагаться архив. То есть если у вас (как и у меня) в библиотеки включены папки которые расположены на том же диске куда складывается архив, то они не будут копироваться.
Будут вопросы задавайте, разберемся в месте.
Outlook - программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.
Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013
Где Outlook хранит письма
По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.
Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма
Как заархивировать письма
Архивация в Outlook - это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.
Автоматическая архивация
По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.
Таблица: срок хранения различных данных в Outlook
После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.
Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:
Ручная архивация
При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.
Видео: архивация в Outlook
Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:
Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010
Экспорт писем
Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
Открываем раздел «Открыть» - Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
Нажимаем кнопку «Импорт» - Отметьте вариант «Экспорт файлов».
Выбираем действие «Экспорт файлов» - Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
Указываем формат pst - Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
Указываем, какие папки нужно экспортировать - Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами - Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.
Устанавливаем пароль на файл - В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
Экспортируемый файл получен
Как выделить письма
Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.
Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.
Выделяем несколько писем сразу
Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:
Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.
Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:
Не отображаются старые письма
Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:
Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.
Если Вы столкнулись с файлом относительно которого точно известно, что это архив, то если архив целый и не защищен паролем, его можно открыть.
Многие пользователи хотя бы раз, но сталкивались с тем что, скачивая необходимые с интернета файлы, испытывали замешательство при виде того, что вместо ожидаемых текстовых документов, фотографий или приложений, обнаруживали архив.
Далее прошу ознакомиться с ответом на возникший резонный вопрос: что делать с запакованным файлом?
Почему нужна отдельная программа для открытия архива
Архив – это специальный файл, в котором могут храниться любое количество различной информации. Преимущества хранения файлов в архивном файле очевидны – они занимают значительно меньше места на компьютере по сравнению с тем объемом, который требуется для хранения неархивированных файлов. Поэтому для их скачивания с интернета потребуется гораздо меньше времени.
Также, информация в архиве может быть надежно защищена от посторонних глаз, если он находиться под паролем. Информация, содержащаяся в архивах, записана в виде специального кода и поэтому для их открытия и нужны программы, способные этот код расшифровать.
Наиболее популярными утилитами для работы с архивами являются программы и 7Zip.
Расширения -zip, rar, 7-zip.
Пошаговый план открытия на примере 7 zip
1.Если на компьютере , то для того, чтобы открыть архив необходимо:
1.1. Кликнуть по архиву правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать 7Zip, а затем выбрать первую строчку «Open archive».
Выбираем в контекстном меню — открыть архив
(Рисунок 1)
Когда архив откроется, появится список файлов, находящихся в нем.
(Рисунок 2)
1.2. Для извлечения файлов необходимо отметить файлы и нажать кнопку «Извлечь».
(Рисунок 3)
1.3. В появившемся окне указан путь, конечной папкой которого будет место извлечения файлов. Для изменения места извлечения нужно нажать кнопку «…».
(Рисунок 4)
В появившемся окне с древом папок нужно выбрать ту папку, в которую необходимо произвести извлечение.
Здесь же есть кнопка «Создать папку», которая позволяет создать новую папку в нужном месте.
(Рисунок 5)
1.4. После выбора папки извлечения нужно нажать «Ок» (Рисунок 5).
1.5. Далее, для разархивирования нужно нажать «Ок». Файл извлечен в указанное место.
Нажимаем — ок
(Рисунок 6)
Если необходимо извлечь файл в ту же папку, в которой находиться архив
2.1. Отметить архив и нажать правую кнопку мыши, в появившемся меню выбрать 7Zip, а затем Extract Here.
(Рисунок 7)
2.2. Файлы извлечены.
(Рисунок 8)
Пошаговый план открытия на примере WinRar
В целом, процесс открытия архива с помощью программы WinRar ничем не отличается от работы 7Zip.
3.1. Необходимо выделить архив и нажать правую кнопку, в появившемся списке выбрать WinRar, а затем нажать на строку «Извлечь файлы…».
(Рисунок 9)
(Рисунок 10)
3.3. В древе папок выбрать папку, в которую будет произведено извлечение и нажать «Ок».
(Рисунок 11)
Файлы извлечены
Извлекаем в ту же папку, где находится архив
4.1. Щелкнув по архиву правой кнопкой, выбрать в появившемся меню строку: WinRar, а затем «Извлечь в текущую папку».
(Рисунок 12)
Файлы извлечены.
Что если архив запаролен
5.1. Бывает, что встречаются архивы, защищенные паролем.
Тогда при попытке открытия или извлечения файлов появиться предупреждение о том, что архив защищен паролем, который необходимо ввести в специальную строку.
(Рисунок 13)
При имеющемся пароле его необходимо ввести и нажать кнопку «Ок».
Файлы извлечены.
5.2. Аналогично открытие архива, защищенного паролем, с помощью программы 7Zip.
(Рисунок 14)
Если пароль неизвестен, то получить доступ к хранящимся в архиве данным будет невозможно.
Задаем вопросы. Специалисты могут дополнить.
Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
- документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
- проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
- технологической и конструкторской документации — 20 лет;
- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
- научной документации — 15 лет;
- кино- и фотодокументов — 5 лет;
- видео- и фотодокументов — 3 года.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Подготовка документов к передаче в архив
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
- проверка правильности группировки документов в дела;
- брошюровка (подшивка);
- нумерация листов;
- составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
- составление и оформление описи дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле;
- не нумеровать листы дела;
- не составлять заверительные надписи;
- не прошивать (не брошюровать).
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела
В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении
Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .
Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
- наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
- номер тома, если дело имеет несколько томов;
- крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- номера фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве.
Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
- порядковый номер дела (тома) по описи;
- индекс дела (тома);
- заголовок дела (тома);
- даты дела (тома);
- число листов в деле (томе);
- срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
- примечание.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.