Информационная перегрузка

На доске объявлений слишком много информации

Понятие «Информационная перегрузка» популяризировал Элвин Тоффлер в своем бестселлере «Шок будущего» 1970 года. Термин относится к трудности понимания проблемы и принятия решений, причиной которой является избыток информации. Сам термин упоминается в книге Бертрама Гросса «Управление организацией» 1964 года.

Термин и концепция предшествовали Интернету, и могут оцениваться с точки зрения библиотечных и информационных наук, а также с точки зрения психологии. В психологии информационная перегрузка относится к переизбытку входящей в наше сознание информации. По Тоффлеру, информационная перегрузка - это сенсорная перегрузка в Информационную эпоху, термин, который был введен в 1950 году. Сенсорную перегрузку понимали как причину дезориентации и отсутствие ответной реакции. Тоффлер утверждал, что информационная перегрузка имеет подобного рода эффект только на более высоком когнитивном уровне, он пишет: «Когда человек погружается в быстро и нерегулярно меняющуюся ситуацию или новый насыщенный контекст, его предсказательная точность падает. Он больше не может сделать достоверную оценку, от которой зависит рациональное поведение.»

По мере того как мир входит в новую эпоху глобализации, все большее число людей подключается к Интернету, чтобы провести собственное исследование и получить возможность производить и потреблять данные со все большего количества сайтов. Юзеры теперь классифицируются как активные пользователи, потому что все большее количество людей становится охваченным цифровой эпохой. Все большее число людей считаются активными писателями и зрителями из-за своего участия. Этот поток создает новую жизнь, где мы находимся в опасности стать зависимыми от этого метода доступа к информации. Поэтому мы видим, информационная перегрузка из-за мгновенного доступа к такому количеству информации не гарантирует достоверности и отсутствие дезинформированности.

По данным университета Сиэтла Sonora Jha, журналисты используют веб для проведения своих исследований, получения информации в отношении источников для интервью и пресс-релизов, обновления новостей в интернете и, таким образом, это показывает постепенный сдвиг в отношениях из-за быстрого роста Интернет. Лоуренс Лессиг описал природу интернета как «чтение-запись».

История

Ранняя история

Информационная перегрузка была зарегистрирована во все периоды, когда достижения в области технологии увеличили производство информации. Уже в 3 и 4 веках до нашей эры люди относились к информационной перегрузке с неодобрением. Примерно в это же время Экклезиаст писал: «А сверх того, сын мой, остерегайся составлять много книг - конца не будет; а много читать - утомительно для плоти». В 1 веке нашей эры Сенека Старший прокомментировал, что «обилие книг является отвлечением внимания». Аналогичные жалобы вокруг роста книг были также упомянуты в Китае.

Ренессанс

Общие причины

Основные причины информационной перегрузки включают:

• стремительный рост новой информации, которая производится
• простота дублирования и передачи данных через интернет
• увеличение доступных каналов входящей информации (например, телефон, электронная почта, мгновенный обмен сообщениями, rss)
• большое количество исторических сведений
• противоречия и неточности в имеющейся информации
• низкое соотношение сигнал/шум
• отсутствие метода сравнения и обработки различных видов информации
• куски информации не связаны или не имеют общей структуры для выявления их отношений

Электронная почта остается основным источником информационной перегрузки, так люди пытаются идти в ногу со скоростью входящих сообщений. Также как с фильтрацией нежелательных рекламных сообщений (спама) пользователям приходится бороться с растущим использованием вложений в электронной почте в виде объемных докладов, презентаций и мультимедийных файлов.

В 2007 году блог New York Times описал e-mail как причину, по которой экономика теряет 650 миллиардов долларов. В апреле 2008 года New York Times сообщила, что "электронная почта стала бичом некоторых людей в профессиональной жизни" из-за перегрузки информацией, но "ни один из современных громких интернет-стартапов, сосредоточенных на электронной почте, в действительности не устраняет проблему перегрузки, потому что никто не помогает готовить нам ответы".

В январе 2011 года Eve Tahmincioglu, работающая в MSNBC написала статью под названием «Что делать с переполненным почтовым ящиком». Компилируя статистические данные с комментариями экспертов, она сообщала, что в 2010 году 294 млрд сообщений отправлялось ежедневно, в 2009 - 50 млрд. Цитируя автора: Маша Эган, эксперт по рабочей продуктивности, заявила, что люди должны понимать разницу между работой с электронными письмами и их сортировкой. Это означало, что прежде, чем сразу же отвечать на каждое письмо, следует удалить ненужные электронные письма и рассортировать остальные. Потом Эган говорит: мы более проводимые, чем когда-либо прежде, и в результате мы должны быть более внимательны, управляя электронной почтой, иначе она будет управлять нами.

The Daily Telegraph цитирует Николаса Карра, бывшего исполнительного редактора Harvard Business Review и автора книги «Пустышка: Что интернет делает с нашими мозгами», в которой говорится, что электронная почта эксплуатирует наш основной человеческий инстинкт поиска новой информации, делая людей зависимыми, заставляя их «бездумно нажимать рычаги в надежде получить дозу социальной и интеллектуальной пищи». Его озабоченность разделяет Эрик Шмидт , исполнительный директор Google , который заявил, что «мгновенные устройства» и обилие информации, воздействию которой люди подвергаются посредством электронной почты и других технологических источников может оказывать воздействие на мыслительный процесс, препятствуя глубокому мышлению, пониманию, тормозит формирование воспоминаний и затрудняет процесс обучения. Это состояние «когнитивной перегрузки» уменьшает возможность удержания информации и не позволяет соединить воспоминания, переживания, хранящиеся в долговременной памяти, оставляя мысли «тонкими и рассеянными». Это отражается и в образовательном процессе.

Технологические инвесторы проявляют аналогичную обеспокоенность.

В дополнение к электронной почте, мировая паутина предоставила доступ к миллиардам страниц информации. Во многих офисах работникам предоставлен неограниченный доступ в интеренет, позволяя им управлять своими собственными исследованиями. Использование поисковых машин позволяет пользователям быстро находить информацию. Тем не менее, информация, опубликованная онлайн, не всегда надежна из-за отсутствия полномочий утверждения и обязательной точности проверки перед публикацией. В результате люди пользуются перекрестной проверкой читаемых материалов перед принятием решения, и это занимает больше времени.

Реакции

Реакция бизнеса и власти

Многие ученые, корпоративные лица, принимающие решения, и федеральные политики признают величину и растущее влияние этого явления. В июне 2008 года группа заинтересованных исследователей из разнообразных корпораций, небольших компаний, академических учреждений и консалтинговых агентств создали Группу Исследования Информационной Перегрузки, некоммерческая заинтересованная группа, посвященная повышению осведомленности, обмену результатами научных исследований и содействию создания решений вокруг информационной перегрузки.

Недавние исследования показывают, что «экономия внимания» возникает от информационной перегрузки, что позволяет интернет-пользователям обрести больший конроль над их онлайн-опытом, особенно в отношении средств связи, таких как электронная почта и сервисы мгновенных сообщений. Это может предполагать какую-то стоимость для привязанных к электронным письмам. Например, менеджеры взымают небольшую плату за каждое полученное письмо, например, 5$, которое должен оплатить отправитель. Цель такого начисления в том, чтобы заставить отправителя рассмотреть необходимость перерыва. Однако, такое предложение подрывает основу популярности e-mail, а именно - ее бесплатность.

СМИ

СМИ, как и Интернет, проводят исследования в целях содействия повышению степени осведомленности об информационной перегрузке. В исследовании «Предвестники рака информационной перегрузки: результаты национального опроса» проводилось изучение относительно людей, которые столкнулись с информационной перегрузкой при поиске медицинской информации о раке, и влиянии этого процесса на них. Вывод из исследования объясняет как должна быть распределена медицинская информация и как должны проводиться информационные кампании для предотвращения распространения в интернете неуместной или некорректной информации.

Кроме того, существует множество книг, публикующихся, чтобы способствовать более глубокому пониманию информационной перегрузки и обучить читателя обрабатывать информацию более осознанно и эффективно. Это такие книги как «Выживание в информационной перегрузке» Кэвина Миллера, «Управление информационной перегрузкой» Линн Лайвели и «Принцип релевантности» Стефании Лучетти, продуктивно рассматривающие эту тему.

Проблема организации

Некоторые ученые-когнитивисты и графические дизайнеры подчеркивают различие между сырой информацией и информацией в той форме, в которой мы можем использовать ее в мыслительных операциях. С этой точки зрения информационную перегрузку нагляднее будет показать как организацию недогрузки. То есть, они предполагают, что проблема заключается не столько в объеме информации, но в том, что мы не можем понять, как ее использовать в сыром или предвзятом виде, в котором она предстает нам. Авторы, которые приняли этот курс, художник-график и архитектор Ричард Соул Вурман (человек, который придумал фразу «информационный архитектор») и статистик и когнитивный ученый Эдвард Тафт. Вурман использует термин «информационная тревога», чтобы описать наше отношение к объему информации в целом и наши ограничения на ее обработку. Тафт, в первую очередь, фокусируется на количественной информации и анализирует способы организации больших сложных наборов данных визуально облегчающих ясное мышление.

Литература

• * Еляков А.Д. Информационная перегрузка людей // Социологические исследования. 2005. № 5. С. 114-121. .

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Информационная перегрузка" в других словарях:

информационная перегрузка - — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN information overloadinformation overloading … Справочник технического переводчика

Информационная война - – этот термин впервые оказался в фокусе общественного внимания в связи с войной в Персидском заливе в 1991. Вообще, венцом классической военной истории являются две мировые войны XX века. Технический прогресс достиг невиданных ранее высот, до… … Энциклопедический словарь СМИ

Р. имеет отношение к изучению продуктивной деятельности человека, а тж физ. и психич. реакций людей на затраты энергии в производственной и непроизводственной обстановке. Было установлено, что утомление, как психическое, так и физическое,… … Психологическая энциклопедия

Эта статья или раздел нуждается в переработке. Пожалуйста, улучшите статью в соответствии с правилами написания статей. Интернет з … Википедия

Суть информационной перегрузки заключается в том, что количество поступающей полезной информации превосходит объективные возможности ее восприятия человеком, т.е. человек не способен справляться с информацией огромных масштабов. [ 4 ]

Причиной проблемы перегрузки информацией стало ускорение темпов научно - технического развития. Нельзя не включить во внимание также такую реалию современности, как ускоренный процесс расширения рыночной экономики.

Учёные заметили, что увеличивается объём слуховой информации в течении данного интервала времени, быстрее, чем раньше, происходят изменения значений употребляемых в разговорной речи слов, высокий оборот изменений в рекламе, происходит ускорение изменений в предметном и духовном мире, и всё это - результат ускоренного темпа движения информации. Соответственно этот паранормальный темп и вызывает информационную перегрузку.

Профессор Еляков А. Д. открывает нам «сногсшибательную» статистику мирового масштаба. По данным информационного бюллетеня Microsoft на планете существуют 1,5 млрд. телевизоров, 2, 5 млрд. радиоприёмников, кроме того, ежегодно появляются 100 тыс. журналов, 5 млрд. научных книг и статей, 250 тыс. диссертаций и отчётов. Всемирный книжный фонд удваивается каждые 10-15 лет и т.д. Таким образом, современное поколение людей вынуждено жить в этом океане информации, а также автор утверждает, что её поток невозможно воспринять в полном объёме, так как пропускные физиологические возможности человека довольно ограничены. Несмотря на то, что человек - одно из наиболее приспособленных созданий на земле в отношении приёма информации, всё же он не в состоянии справится со всей своей информацией.

Информация - благо, когда человек способен контролировать её, иначе она - есть неизбежное зло, если выходит из-под контроля.

Огромное время тратит современное поколение на интерактивные видеоигры, просмотр видеокассет и особенно на работу на ПК, а ведь они являются, тоже, изобильными источниками информации. В итоге страдает мозг человека, а именно -та его область, которая отвечает за память(при обилии данных последние многократные события в голове человека «стирают» предыдущие). [ 4 ]

Мы живем в мире цифровых технологий, где информация получила независимый статус и может рассматриваться как что-то материальное. Возросли информационные потоки - скорости и объемы передачи данных. Если раньше, читая только одни газеты, можно было быть в курсе всех событий, то сейчас и телевидения, и интернета, и всей прессы вместе взятой бывает не хватает для полного обзора имеющихся событий. [ 5 ]

Как же в таких условиях чувствует себя человек? Точнее, как чувствует себя мозг человека - главный обработчик данных, поступающих из окружающего мира? Нужно сказать, что очень по-разному он себя чувствует.

Известно, что наш мозг сам по себе работает далеко не на полную мощность, а именно - задействовано около 5 %. И все же при этом он может обрабатывать колоссальное количество информации. Вся проблема в том, что наша ЖИВОТНАЯ нервная система просто не в состоянии справиться с такой нагрузкой, и именно поэтому оставшиеся 95 % серого вещества заблокированы до поры до времени.

Прогресс цивилизации в настоящее время развивается стремительно и, естественно, не обращает внимание на физическую способность человека развивать характеристики своего мозга с нужной скоростью. Поэтому стало актуальным такое понятие, как информационная перегрузка, или нервное истощение.

Подобное расстройство возникает из-за постоянного напряжения, когда человек продолжительное время усиленно думает сразу о нескольких задачах, хранит в памяти большое количество единичной информации (например, множество несвязанных между собой цифр), отслеживает большое количество визуальной информации, вынужден быстро обрабатывать входящие данные (например, получая вопрос, быстро отвечать). Если подобное состояние прерывно, кратковременно, оно очень полезно и развивает, но если оно постоянно, можно в один прекрасный момент ожидать сбоя. [ 5 ]

Первым признаком нервного истощения считается потеря сна. Вроде бы ничего страшного, когда лежишь в постели, вертишься и все думаешь-думаешь, анализируешь. Кажется, что организм просто не хочет отдыхать, но это не так. Нервная активность мозга слишком велика, чтобы перейти в состояние сна. С подобной бессонницей наверняка сталкивался каждый из нас, кто от работы, кто от любовных переживаний, кто от еще чего. Кто-то может сказать, что нужно вкалывать - тогда спать будет лучше. Ничего подобного! Вкалывать тоже необходимо с умом!

Вторым признаком является потеря аппетита. Или, например, когда забываешь, что именно ел, вкусно ли было и прочие детали, связанные с потреблением пищи. У многих нервное истощение проявляется ощущением «словно сжатая пружина», когда появляется нервозность, вспыльчивость. Практически все при перегрузке начинают «тупить», то есть замедленно обрабатывать несложную информацию. Все это признаки начинающегося нервного перегруза.

Затянувшаяся перегрузка проявляется трясущимися ни с того ни с сего руками, подергиванием кожи (например, на лице), учащенным сердцебиением, аритмией сердца, расстройством живота и др. Это уже физическая реакция организма - так работает нервная система, чтобы защитить себя от разрушения.

Естественно, зная, что существует опасность подобного психологического расстройства, людям, занятым в слишком нервной или информационной работе, следует внимательно относиться к поведению своих нервов. Не зря биологический факт превратился в поговорку: Нервные клетки не восстанавливаются! Поэтому следует себя беречь и уметь в определенный момент сказать компьютеру «нет!», и пойти прогуляться по парку. [ 5 ]

Реакции на информационную перегрузку естественны, и, полагаю, неэтично изматывать уставшего человека, ему нужно предоставить покой. Однако в нашем мире вопросы этики мало кого волнуют, поэтому часто, если уставший человек сам не сумеет приспособиться к повышенной информационной нагрузке, покой ему предоставит лишь психиатрическая клиника.

Наш современный мир можно назвать миром цифровых технологий

Ведь действительно информация очень важна для каждого из нас, ее значение трудно переоценить. Вместе с тем нужно отметить, что с каждым днем информационные потоки усиливаются, ускоряя объемы передачи данных. И если раньше люди могли читать только газеты и быть в курсе всех событий, то на данный момент этого будет недостаточно - для того, чтобы быть всесторонне развитым человеком следует уделять внимание информации, подающейся в интернете, на телевидении.

Что же происходит в это время с человеком? И тут даже не стоит говорить о самочувствии, надо сказать о состоянии главного обработчика информации в нашем организме - мозга. Следует отметить, что его состояния могут быть довольно-таки разными.

Ученые давным-давно доказали, что человеческий мозг не привык работать в полную силу. На самом деле активной деятельностью заняты всего 5% мозга. И даже при таких показателях мозг способен получить и обработать огромное количество информации. Получается, что нервная система не всегда может выдержать подобную нагрузку, именно поэтому остальные 95% мозга предусмотрительно блокируются от негативного воздействия информации.

Человечество развивается настолько стремительно, что у него просто нет времени обращать внимание на то, как же в это время происходит развитие мозга. По сути дела именно он должен быстрее получать и обрабатывать информацию. В связи с огромным количеством получаемой информации, врачи ввели в обиход такое понятие, как информационная перегрузка.

Наступить подобное заболевание нервной системы может из-за постоянного напряжения головного мозга, при котором человек пытается одновременно решить несколько сложных задач, вспомнить нужную ему визуальную информацию, обработать большое количество информации за небольшой промежуток времени. Если такое состояние мозга продолжается недолго, то его даже можно считать полезным, помогающим развивать способности мозга, но в случае, если оно наблюдается постоянно, то это не приведет ни к чему хорошему.

Каковы признаки информационной перегрузки?

Для начала следует отметить, что человек, поддавшийся нервному истощению , начинает страдать от бессонницы. Он не может уснуть, потому что даже ночью его мозг продолжает работать, искать пути решения той или иной проблемы. Получается, что мозг не может отойти ко сну в период большой активности. Подобное состояние подстерегает трудоголиков или влюбленных.

Следующий признак - плохой аппетит . Человек может даже забыть, когда последний раз ел.

Многие люди при информационной перегрузке становятся излишне раздражительными, часто неадекватно воспринимают реальность.

И почти все отличаются тем, что не могут обработать даже простую информацию. Получается, мозг «бунтует», отказываясь работать вообще.

Если перегрузка не прекратиться, то возможно, что у человека начнут трястись руки, участится пульс, наступит расстройство желудочно-кишечного тракта. Именно так организм защищает себя от лишней информации.

Вот почему людям, которые занимаются информационной работой, нужно бережно относиться к своей нервной системе. Помните о том, что восстановить нервные клетки у вас не получится, поэтому их следует беречь и не перенапрягать.

При всех преимуществах информационных технологий и революции в средствах связи, нельзя не видеть темную сторону этих явлений. Информационная перегрузка и распыление внимания стали сегодня настоящим бичом управленцев, а им как воздух необходимо, не отвлекаясь, синтезировать информацию из многочисленных источников, размышлять о значении сведений, оценивать, принимать верные решения и формировать распоряжения. И сегодня актуален совет Питера Друкера - в своем расписании резервировать большие блоки времени, не отвечать на звонки сразу, а делать ответные звонки один или два раза в день в специально отведенное время.

Каждый из вызовов менеджеру, описанных Друкером еще в 1967 году, актуален и сегодня. Беспрерывные встречи, постоянное ожидание командировок, беспорядочные обеды-­ужины, неизбежные в силу PR обязанностей. Добавим поток электронной почты, горы прочей информации и растущее разнообразие всякой чуши из блогов, твиттеров, социальных сетей, наполняющее вездесущий мобильный телефон, с помощью которого менеджер надеется общаться со своей организацией. Поэтому в течение дня он пытается втиснуть планы в хаос реальности. Однако, авторы статьи «Выздоровление после информационной перегрузки» Дин Дерек и Кэролайн Уэбб уверены: существует достаточно простое решение этой проблемы. В первую очередь, следует осознать три вещи:

1. Многозадачность - ужасный всепобеждающий механизм, убивающий эффективность и креативность. Остановите его.

2. Чтобы избежать информационной перегрузки, нужна мощная самодисциплина. Менеджеру нужна воля, чтобы сосредоточиться и отбросить неважное. Золотая середина, разумеется, лежит между сохранением выгод общения и излишним нарушением порядка в делах.

3. Обязанность лидера быть хорошим примером никуда не исчезла. Руководитель должен являть собой пример упорядоченности. Поскольку ни один из членов организации не работает в изоляции, опасность информационной перегрузки грозит каждому. Изменение общей культуры внедрением здоровых правил информационного обмена стало новой важной обязанностью руководителя XXI века.

Угрозы многозадачности

Многозадачность замедляет работу. Опыты показали 30% увеличение времени решения задач и удвоение числа ошибок в режиме многозадачности. Многозадачность позволяет быстро решать простые проблемы, сложные требуют концентрации и удержания в памяти значительного объема информации по одной задаче, что сложно при одновременной обработке нескольких задач. Часто многозадачность используют для того, чтобы увильнуть хоть на время от решения сложной или неприятной проблемы.

Многозадачность - помеха креативности. Специалисты Гарвардской Школы Бизнеса провели исследование, охватившее более 9000 специалистов, работавших над проектами, требовавшими творческого подхода. Обнаружено, что вероятность проявления творческого мышления выше, если люди сфокусированы на работе над одной задачей, и сотрудничают только с одним коллегой. Сама природа творческого мышления построена на удержании в сознании нескольких сущностей и поиске связей между ними, а затем в объединении их в новый объект. Многозадачность, переключающая сознание, резко снижает вероятность обнаружения и объединения новых связей.

Многозадачность - источник стресса, исследования Reuters показали заметное снижение удовлетворенности работой и ухудшение рабочих взаимоотношений при перегруженности менеджеров информацией. Кроме того, многозадачность вызывает привыкание, проявляется это, например, в неспособности игнорировать вибрацию смартфона в ходе важной работы.

Важно понимать, что информационные перегрузки - проблема не конкретных сотрудников, а всей организации в целом, и требуется соответствующее решение на уровне команд и всего рабочего коллектива. Для снижения негативного эффекта таких перегрузок необходимо работать на уровне культуры организации и вводить соответствующие нормы, способствующие внедрению более эффективных подходов к работе с информацией.

Сфокусировать усилия

Поток информации, сваливающейся на менеджера в течение дня, способен заглушить любые попытки сконцентрироваться на важных и сложных проблемах, которые к тому же зачастую неприятны. Чтобы не отвлекаться от важных проблем, реализуют стратегию «Время одиночества», когда внешний поток информации выключается. Опросы дают такие примеры реализации: время от 6­.30 до 8.­00; время в пути: любое время в течение дня; радикальный метод «Не отвечаю и не просматриваю любой из мейлов, которые не хочу смотреть, у меня нет мобильного телефона, нет BlackBerry. Мой лозунг: «Не хочу быть коннектед, хочу дисконнекта».

Забыться

Давать мозгу передышку. И исследователи и практикующие топ-­менеджеры рекомендуют практику принудительного бездействия мозга. Одним помогает йога, другим прогулка, Хороши физические нагрузки, эмоциональное взаимодействие с другими людьми.

Фильтровать информацию

Даже если «выключить» входящий поток информации, накопившиеся сообщения все равно найдут адресата, и некоторые из них станут «посмертными». Поэтому создание стратегии фильтрации совершенно неизбежно.

Здесь важно хорошо налаженное делегирование. Нельзя читать все. Некоторые не отвечают на письма, которые адресованы им как копия, считая, что никаких действий копии не потребуют. Окружающие должны понимать, что заслуживает внимания руководителя, присылать информацию лишь после необходимой обработки и не ждать немедленной реакции.

Очевидно, даже успешное изменение образа действий в отношении обработки и перенаправления информации внутри организации не избавит руководителей от постоянной потребности в точных и своевременных данных и сведениях. Томас Давенпорт и Джим Хагеман Снейб говорят о том, как выстраивать потоки информации, поступающей к менеджерам.

Почти все руководители просят еще и еще информации, и побыстрей. Но быстро получить информацию и быстро принять решение - разные вещи. Компании стремятся выполнить информационные запросы менеджеров, однако доступ к корпоративным данным часто происходит заметно медленнее, чем поиск в сети Интернет.

Распространенной проблемой является гибкость информации. Стандартные отчеты часто читают только их создатели, их информативность в условиях высокой динамики событий невелика, и если руководитель берется за их изучение, он тратит самый важный ресурс - свое время. Это порождает следующий вопрос: «А какую информацию нужно обрабатывать и присылать как срочную?» Опросы руководителей показывают, что они хотели бы получать информацию быстрее, однако требования к ее содержанию разнятся очень сильно. И, как правило, руководители запрашивают намного больше информации, чем они могут использовать. Важно, что узким местом является сам процесс принятия решений, а не скорость информационного потока. Поэтому ориентироваться нужно не на достижение непосредственно гибкости и скорости предоставления информации, а на поддержание за счет такого информационного потока своевременности, гибкости и адекватности решений.

Причины замедления поступления релевантной информации

Первая причина - приоритетность именно высококачественной информации. Стремление избежать «многих версий одной истины» приводит к задержке первичной информации при обработке и изложении ее в форматах стандартных отчетов. Затем данные поступают в информационное хранилище. Получается блок обработанной информации, например «Продажи за квартал». Но подготовка таких блоков должна предшествовать появлению потребности в них. В противном случае полезность сильно сокращается. С другой стороны, многие руководители ограничивают себя в запросах, понимая, какой шторм активности вызывает каждое требование данных.

Часто информация появляется как результат прописанных во времени бизнес­-процессов. Например, финансовая информация готовится по определенному графику, и его изменение требует модификации бюджетирования, отчетов о прибылях и убытках, бухгалтерской системы. Затраты на изменения не должны превышать полученные выгоды.

Своевременность доступа к данным имеет значение

Усвоение данных человеком не происходит мгновенно. Время, необходимое для осознания информации является частью цикла времени, учитываемого информационным менеджментом. Поэтому важно, чтобы руководитель определял свои потребности в информации быстро и гибко, и задавал график предоставления данных. Доступность любой информации в любое время - не лучшая из идей, даже если бы это было возможно.

Сегодня превалирует стиль принятия решений, основанный на фактах. Причем современный подход основан скорее на вытягивании, чем на продвижении информации к потребителю. Менеджеры сами выбирают и скачивают необходимую информацию, которую затем обрабатывают с помощью современного программного обеспечения. Реинжиниринг процессов может радикально снизить время подготовки решения. Но, как и всякий процесс, обеспечение информацией требует ресурсов. Поэтому нужно выявлять, какую именно информацию необходимо предоставлять срочно.

Какая информация важна?

В каждой отрасли есть информация, получать которую критически важно для игроков. Срочность получения определенных данных также определяется отраслевой спецификой.

Кроме того, критерии срочности получения информации зависят от того, на подъеме или на спаде находится экономика. Как показали исследования, стабилен интерес к таким показателям, как качество, доля рынка, новости о конкурентах, удовлетворенность потребителя. Ко всем остальным показателям интерес во время экономического спада выше, чем при растущей экономике, так же как и желание быстрее получать информацию. Во время кризиса самыми важными данными считают: денежный поток, риски, моделирование бюджета/сценариев. В обычных условиях самым важным считают: качество, удовлетворенность сотрудников и их производительность.

Некоторые виды информации просят предоставлять чаще. Самое быстрое движение информационных потоков наблюдается в данных о продажах, новостях конкурентов и потребителей. Самый медленный поток - удовлетворенность сотрудников, доля рынка, удовлетворенность потребителей, сценарии планов и моделирование.

Результаты опросов подтверждают, что нет нужды в предоставлении всей информации в реальном времени. Причинами, исключающими данные из списка срочных, могут также быть:

Ритм информирования коллег и конкурентов, под него подстраиваются менеджеры;

Естественные процессы, например, если состояние продукта изменяется ежегодно, не нужно его контролировать еженедельно.

В трудные времена многие компании ускоряют информационные процессы.

Альтернатива: точность или своевременность

Нередко ускорение движения данных исключает возможность перепроверки и корректировки. Но скорость часто важнее точности. Тем не менее, опросы показали нежелание менеджеров идти на значительное снижение точности во имя скорости.

Для того чтобы информация была признана полезной, она должна быть подтверждена.

Менеджеры требуют 100% точности в отношении наличности, денежного потока, поступлений и оплат, расходования бюджета и затрат.

Как ускорить нужную информацию

Определяют ключевые решения стратегического и операционного уровня и требуемую для этого информацию. Выявляются точки, в которых происходят задержки. После ранжирования категорий информации по срочности рассматривается вопрос о периодичности и необходимой гибкости обработки информации. Определяется, какая информация должна поступать в форме стандартных отчетов и какую менеджерам удобнее получать методом «вытягивания» (эта информация доступна он-лайн). Полезно вместо полных отчетов публиковать предупреждения о том, что какие-­либо параметры вышли за установленные пределы - они будут подталкивать менеджеров к вытягиванию сопутствующих сведений.

После завершения изменений процессов можно сосредоточиться на ускорении и гибком подходе в работе IT­-служб. Вовлекаются два ресурса - люди и техника. Руководители вместе с аналитиками определяют, какая информация должна поступать первой, создают напоминания, опросы, форматы отчетов и предупреждений, которые бы действительно помогали в обосновании решений.

Следующий шаг - исследование возможностей своевременного обеспечения информацией. Аналитики и специалисты IT проводят обучение. В терминах технических инноваций ускорение и обеспечение гибкости информации может означать:

Приложения для быстрых запросов и интерактивного анализа;

Перемещение большей части информации в информационное хранилище с прямым доступом пользователей;

Новые типы баз данных с быстрым доступом, оптимизированные для обслуживания запросов и составления отчетов в большей мере, чем для передачи данных;

Более быстрые процессоры персональных компьютеров и серверов, предназначенных для ответов на запросы и анализа данных;

Простое в использовании программное обеспечение для обращения к базам и анализа, не требующее множества кликов.

Все вместе взятое способно сократить цикл обработки информации, сделать более гибким и быстрым процесс мониторинга и принятия решений, обеспечив быстроту управленческой реакции. Важно помнить: при наступлении кризисной ситуации негибкая и медленная система поступления информации увеличит список ваших проблем.

Необходимость перезагрузки

Нет смысла вздыхать о счастливом времени, когда Питер Друкер давал свои рекомендации. Сейчас совсем другие возможности и стиль жизни. Новые возможности породили новые моральные комплексы. Сегодня менеджер испытывает чувство вины за отсутствие ответа на мейл в течение 24 часов, неприлично «прятаться» от своей команды, даже будучи за рулем, или по вечерам, и постоянные коммуникации порождают гордое чувство необходимости.

Многозадачность не подвиг, а нечто противоположное. Всем ясно, что поджог ресурсов компании вредит ее успеху, это же относится и к интеллектуальным ресурсам.

Руководители должны заниматься только своей зоной ответственности. При этом нужны усилия и умение делегировать полномочия, обучать подчиненных, ставить задачу, и формировать правильные ожидания сторон. Такой подход сработает, только если новые правила работы открыто и честно обсуждены, разработаны и приняты во всем коллективе.

Выгоды облегчения информационных перегрузок, получаемые в эффективности, креативности, морали, значительно превышают затраты усилий. И чем больше нужны выгоды, тем легче идет создание нового стиля работы.

При подготовке статьи также были использованы следующие материалы:

1. Dean, Derek; Webb, Caroline. Recovering from information overload // McKinsey Quarterly. 2011, Issue 1. p. 80­88.

2. Davenport, Thomas H.; Snabe, Jim Hagemann. How Fast and Flexible Do You Want Your Information, Really? // MIT Sloan Management Review. Spring 2011, Vol. 52 Issue 3. p. 57­62. Темы.

В 1875 году любой грамотный математик мог полностью усвоить доказательства всех существовавших на тот период теорем за несколько месяцев. В 1975 году, за год до того как была доказана теорема о четырех цветах, об этом уже не могло быть и речи, однако отдельные математики еще могли теоретически разобраться с доказательством любой известной теоремы. К 2075 году многие области чистой математики будут построены на использовании теорем, доказательства которых не сможет полностью понять ни один из живущих на Земле математиков — ни в одиночку, ни коллективными усилиями.

И подобная ситуация настанет практически во всех областях современной науки. Даже я еще помню времена, когда термин «компьютерщик» означал полностью самодостаточного универсала: ремонтник, низкоуровневый программист, специалист по локальным сетям и прочему — все это сочеталось в рамках одной личности. Далее произошло распараллеливание и фрагментация.

Иначе говоря, далее развитие цивилизации либо резко замедлится , либо «мы все изменимся» и адаптируемся под текущие темпы развития. Сегодняшний пример Эда показал, что как минимум часть людей способна преодолеть психо-информационный барьер в условиях перегрузки, чтобы обрести новые видовые «шизофренические» свойства. Хорошо это или плохо — покажет время. Помнится, когда я был еще совсем молодым, очень много говорилось, что Владимир Ильич Ленин также умел одновременно читать сразу две книги, но опосля мучительно помер от «размягчения головного мозга» («но дело его живет», — спешно осекался политрук в этом месте на уроках политинформации). Поразмыслив сегодня о «софтовых вариантах» изменения человечества и преодоления психо-информационного барьера, в следующий раз поговорим об аппаратных попытках «проэкстендить» человека обыкновенного — благо чипизация и компьютеризация человеческого тела сегодня также развивается семимильными шагами.

Что же касается нашей темы, то, читая откровения Эда, который хвастает, что на одного пилота «Апача», прослужившего больше 3 лет, приходится более 1000 убитых талибов, невольно вспоминаются слова Чарльза Дарвина, сказанные им еще в позапрошлом веке:

Более всего пострадают, конечно, те формы, которые непосредственно конкурируют с формами, претерпевшими модификацию и улучшение.

P.S.: Забавно, что Sony Reader Store выложил эту книгу Эда в раздел Computers > Networking > Apache - я же говорю, вся эта история написана про близкое будущее компьютерщиков.